Свадебный организатор: кто он и как может помочь?

Подготовка, Подрядчики, Статьи

В самом начале подготовки вам стоит определиться, нужен ли вам свадебный организатор, или вы хотите все делать самостоятельно. Сегодня мы расскажем о главных обязанностях организатора, и чем он может помочь вам в подготовке.

Эта статья не призывает пользоваться услугами организатора, а описывает их основные функции и обязанности. С организатором подготовка проще — это факт. Но каждая пара решает сама, насколько много времени и сил они готовы посвятить подготовке, и хотят ли сделать это исключительно самостоятельно.

Кто такой свадебный организатор?

Основной функцией свадебного организатора является избавление молодоженов от нервотрепки, хлопот и спешки, связанными с подготовкой к свадьбе. Именно этот человек или агентство на основе своего опыта и контактов сможет облегчить вам этот процесс. Его основными задачами являются:

Составление основного плана подготовки к свадьбе, помощь в выборе концепции, цветовой палитры
Оптимизация бюджета и его правильное распределение
Помощь в выборе площадки для проведения церемонии и банкета
Подбор специалистов для свадьбы, то есть всей команды мечты от стилиста до кондитера
Организация развлечений и зон отдыха на свадьбе – подбор артистов, шоу-программы, технического и звукового оборудования
Решение всех вопросов с администрацией площадки
Подбор отеля или альтернативного места для сборов невесты и утренней съемки
Решение вопросов с транспортом, разработка тайминга дня
Помощь в подборе свадебного образа невесты и жениха
Помощь в подборе образа подружек невесты и друзей жениха
Координация дня свадьбы
Решение всех организационных и форс-мажорных вопросов в день свадьбы и накануне
Встреча подрядчиков в день свадьбы
Контроль выноса блюд и ведения свадебного вечера
Проводы гостей, контроль сбора декора и отъезда молодоженов со свадебного ужина

Примерки свадебного платья, подбор прически и макияжа – все это приятные хлопоты, на которые хочется тратить время. Но что делать с расчетом спиртного, выбором специалистов, просмотром многочисленных портфолио и согласованием условий работы, многочасовыми поездками по площадкам и бесконечным общением с менеджерами? Именно здесь и придет на помощь организатор. Вы наслаждаетесь праздником, а кто-то его создает!

8 признаков того, что стоит выбрать другую свадебную площадку

Обязанности организатора

Самая важная и первоочередная обязанность организатора – это сделать твой день идеальным и дать возможность насладиться особой атмосферой праздника, тепла и романтики. Организатор поможет составить план свадебного дня: он как нельзя лучше знает идею праздника, его концепцию, нюансы и фишки, посоветует, сколько надо уделить времени той или иной части торжества.

В день свадьбы организатор может решить такие вопросы, как:

Следование таймингу дня – организация утра невесты, встреча команды (фотограф, стилист, декоратор)
Оформление или контроль оформления свадебного транспорта, а также своевременное его прибытие
Доставка или контроль доставки мелкой флористики – букет, бутоньерка и другие аксессуары
Контроль работы декораторов в рамках тайминга и общей концепции
Контроль расположения полиграфии и свадебных мелочей – от подушечки для колец до бокалов
Встреча гостей
Координация церемонии, фотосессии и фуршета
Встреча других свадебных специалистов – ведущего, артистов, кондитера
Решение вопросов с администрацией площадки
Организация корректной взаимной работы между свадебными подрядчиками
Помощь в доставке цветов и подарков в номер молодоженов

Свадебный организатор — это человек, с которым вы с женихом проведете много времени, поэтому ищите того, чьи вкусы и взгляды на свадьбу полностью совпадают с вашими!

Поддержка и опора

Подготовка к свадьбе – это стресс, и не каждая невеста способна справиться с потоком информации, связанным с организацией, а также множеством сложным вопросов, которые ежеминутно надо решать. Свадебный организатор не только поможет решить все вопросы, но и станет настоящим другом. Психологическая поддержка и уверенность в том, что все идет по плану – это именно то, в чем нуждается каждая невеста.

Огромное облако задач, требующих постоянного внимания, контроль выполнения плана подготовки, организация встреч и всех необходимых договоренностей – это то, с чем не каждый справится, но именно это ждет невесту при подготовке. Свадебный организатор станет не только поддержкой, но и опорой, которая позволит расслабиться и получать удовольствие от процесса подготовки. Не бойся звонить организатору, даже когда у тебя просто опускаются руки, и хочется поговорить и отвлечься. Хороший организатор — хороший психолог! Главное — соблюдать этикет при выборе времени звонка.

Палочка-выручалочка

Свадебный день. Волнение, трепет и спешка – эти три эмоции овладевают любой невестой в самый волшебный день. И именно они иногда приводят к форс-мажорным ситуациям, которые могут возникнуть ниоткуда:

Место для свадебной церемонии вдруг оказалось в эпицентре ливня
Задерживается доставка свадебного торта из-за поломки автомобиля или пробки
Жених забыл документы для утреннего визита в ЗАГС
Оторвалась пуговица на свадебном платье и т.д.

Любую невесту каждая из этих новостей может шокировать и сильно расстроить. Но если ты все же решила довериться свадебному организатору, то и решение этих проблем не заставит себя долго ждать. Конечно, организатор не сотрет пробки с лица дорог города, но сможет изменить немного расписание свадебной программы или отправит за долгожданными сладостями новый транспорт. Он сможет организовать новую площадку для церемонии и поможет пришить злосчастную пуговицу. У него под рукой всегда есть десятки нужных и важных контактов — телефоны стилистов, такси, фотографов и декораторов – всего один звонок от организатора избавит тебя от головной боли и решит даже самую сложную проблему.

Проверенная команда

Обратившись к свадебному организатору, ты не только получишь тщательно продуманный день, но и сможешь найти всех необходимых для стильного и красивого праздника специалистов. Опытный организатор всегда обладает заветным списком проверенных профессионалов, с которыми он работал, или видел в работе, и которых он смело сможет порекомендовать.

Прислушивайся к мнению организатора, даже если предварительно уже выбрала команду – он сможет рассказать о подводных камнях той или иной площадки, недостатках или достоинствах работы фотографов или видеографов, нюансах работы с декораторами и флористами. Работая с надежной командой, организатор может гарантировать качество работы и безупречный результат, который ты получишь в день своей свадьбы.

Что может не понравиться гостям на свадьбе, и как этого избежать?

Свадебный гид

Организатор – это как большая свадебная энциклопедия. Он всегда знает — где и что можно заказать, как сделать это со скидкой, и к кому обратиться за помощью. Если у тебя возникает вопрос, то ты всегда можешь найти на него ответ у организатора. Одними их самых полезных для тебя знаний организатора является осведомленность о специфике работы с теми или иными профессионалами, сроках изготовления заказов и способах успеть подготовить все вовремя.

Тайм-менеджер

Обязательным условием грамотно организованного праздника является подробный план действий, в котором учитываются не только задачи, но и даты их выполнения. Именно организатор будет тщательно следить за тем, чтобы этапы свадебной подготовки шли постепенно, без задержки и срывов сроков. Он сможет напомнить о встрече со стилистом, проследит, чтобы флорист получил своевременное напоминание о заказе, список гостей был вовремя отправлен декоратору, а ресторан получил подробное меню для банкета.

Координатор на свадьбе

Важный день, к которому ты готовилась очень долго, наступил. Обычно в услуги организатора входит и координация свадьбы, а значит, важный день пройдет как надо! Организатор позволит вам быть самими собой, проводить время друг с другом и не беспокоиться о мелочах. Распорядитель сам встретит гостей, поможет скоординировать планы молодоженов и работу ведущего, решит сотни вопросов, возникающих на площадке.